清理你的办公桌-告别堆积文件的坏习惯

时间:2019-06-09  栏目:职场励志  

清理你的办公桌-告别堆积文件的坏习惯

如果你认为没有那么多时间用于清理办公桌,那你就大错特错了。你只需花费两三个小时(据我们估计,很少有超过这些时间的),而投入这些时间绝对值得。事后你的头脑会变得更加清晰,感觉会好的多,“损失的时间”一定
会夺回来。

为了战胜同样强大的对手,一个人可以克服巨大的困难,焕发出无穷的力量,发明出先进的技术。但是,对手总是一个接着一个。

如果不知道首先应该做些什么,就会丧失勇气,也会增加几倍的心理负担,这个道理适用于我们的一切活动。如果你不知道从哪里开始,就不要去做;如果你不知道办公场所哪些地方应该清理,就不要浪费时间去寻找,以免自己脑子里出现混乱。

如果你看到自己的办公桌上已经蕴藏着危机,那里的混乱已经使你不堪忍受,就应该马上尝试一下这里向你推荐的方法。这些方法作为一种应急措施是非常有效的。

“四分法”被看做是多位美国总统的工作秘密,并成为一项“铁腕方法”流行起来。这是一种针对紧急情况的简单方法。

在一张空桌子(不是你正在用的桌子,而是另外找一张)或者是地板上,按顺时针方向划分出4块地方;然后,果断地清理干净你的办公桌,一张纸都不让它留下!

你的态度要坚定,注意力不能分散,并且要相信,在经过了“万事开头难”的阶段之后,你一定会得到创造的快乐和充沛的精力。

现在详细介绍“四分法”的用途。
丢弃

在第一个1/4的地方存放你准备丢弃的东西,最好能够准备一个大箱子。这里挑选出来的资料应该是些多余的,用不着你今后再处理。

(1)旧的旅游资料;

(2)一个星期前的旧报纸;

(3)一年之前的旧目录;

(4)已经没有你需要的文章和旧杂志;

(5)没有价值的信笺;

(6)过期的或者是3年前的旧地图,以及你在两年内不会去的国家或地区的地图;

(7)中学或大学时代的资料;

(8)旧的圣诞卡;

(9)孩提时代的图画中的一半(特别好的除外,它们的价值还会提升);

(10)去年的挂历;(www.kongxiaoyang.cn)

(11)你从来都没有使用过的烹调用书;

(12)你已经扔掉的电器的使用说明书;

(13)过期的或已经没用的保修证书。

你一定很惊讶有这么多没用的东西。

2.可交给别人处理的资料

第二个1/4的地方容纳你可以转给别人去处理的文件。也许在你的力、公桌上有许多你不愿麻烦别人而想自己能够很快处理的“小事”。在清理工作中你必须改变自己的这个习惯,实行严格的工作分工。你应该利用一切可以利用的人—同事、家人、做小时工的大学生,也可以找个专门提供办公室服务的公司帮忙。

3.重要资料

在第只个1/4的地方存放最近必须由你亲自处理的文件。只有你自己最清楚,下一步与这些文件有关的问题该怎样处理。这堆文件需要你的特别关注。

4.奇效

第四个1/4的地方有些特殊,这里只存放那些你在清理过程中马!二就可以通过下述方式处理的文件:

(1)打电话。你可以马上通过电话解决问题,尽管这些事情本来是通过文字方式解决的。如果电话打不通,则把相应的文件放人需要待处理的重要文件之中(第三个1/4的地方)。

(2)发传真。在原来的文件上加以批示后再传回给发件人(如果对方没有传真就发信)。

(3)存档。立刻将文件放到它应该放进的文件夹中,或者活动文件柜的相应格层中。

5.“铁腕方法”的使用规则

如果能够严格遵守下述简单的规则,“四分法”会百试不爽:

不搞一个过渡的文件堆;

每份文件只处理一次;

不搞第五、第六个或更多的地方堆文件。

经过了这样的“首次帮助行动”之后,你就可以自由地采取新的行动了。你有了一个自由的办公场地,曾经占据在那里的大堆文件、资料被清走了。现在你有精力来处理其他事情了。

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